Описание
К 2024 году «Триумф» обслуживал кадровый учёт более чем для 200 организаций-клиентов. Суммарно это тысячи сотрудников, каждый из которых генерирует поток кадровых документов: заявления на отпуск, ознакомление с приказами, расчётные листки, договоры и дополнительные соглашения.
Кадровые документы пересылались сканами по электронной почте, курьерскими службами и через мессенджеры. Часть оригиналов хранилась у клиентов, часть — в офисе «Триумфа». Поиск нужного документа при проверке занимал часы.
Также многие клиенты находились в разных часовых поясах и в 24 регионах. Из-за этого они физически не могли оперативно подписывать документы. Задержки с подписанием приказов об отпуске или переводе достигали 5-10 рабочих дней.
Специалисты «Триумфа» тратили до 40 % рабочего времени на формирование, рассылку и контроль подписания кадровых документов для клиентов. Отсутствие единого архива подписанных документов создавало угрозу штрафов за нарушение сроков ознакомления сотрудников с локальными актами. Собственные сотрудники «Триумфа» также работали с бумажными заявлениями и расчётными листками.
Руководство «Триумфа» приняло решение об автоматизации кадрового документооборота — как для собственной команды, так и в качестве новой сервисной услуги для клиентов.
Команда «Триумфа» выбрала «1С:Кабинет сотрудника» как единое окно для электронного кадрового документооборота, а в качестве ИТ-партнера – компанию «Первый Бит». Выбор был обусловлен опытом партнёра в проектах КЭДО: от настройки электронных подписей до интеграции с учётными системами клиентов. Внедрение проходило в два этапа:
Всех сотрудников компании подключили к сервису — заявления на отпуск, командировки и отгулы теперь оформляются и согласуются в электронном виде. Расчётные листки автоматически приходят сотрудникам в личный кабинет, что избавило от ручной рассылки и бумажных журналов. Благодаря мобильному приложению документы подписываются за секунды — из любой точки, где есть интернет.
Далее «Триумф» предложил услугу КЭДО как дополнительную опцию своим клиентам, в рамках договоров на кадровое сопровождение. Для каждого клиента реализована двусторонняя интеграция с «1С:ЗУП» и «1С:Бухгалтерия» — приказы и договоры формируются в учётной системе и автоматически отправляются сотруднику в личный кабинет. Настроены электронные подписи: КЭП для кадровых специалистов «Триумфа» и УНЭП для сотрудников клиентских компаний.
